Suunnitteletko sukukokouksen järjestämistä
Suunnitteletko sukukokousta / -tapaamista? Millainen on siis menestyksekäs sukukokous? Huolellisella suunnittelulla ja ripauksella luovuutta, voit saada aikaiseksi tapaamisen, josta puhutaan vielä vuosienkin päästä.
Joitakin vai kaikki? Yksi päätettävistä avainasioista on keitä aiot kutsua. Haluatko kutsua lähiperheen (ydinperheesi, tädit, sedät, enot, isovanhemmat, serkut jne) vai kaikki iso-iso-isoisä Yrjön jälkeläiset?
Päätöstä tehdessäsi huomioi että, jokainen ylimääräinen sukupuun haara lisää hyvin monia potentiaalisia osallistujia, joten valitse viisaasti.
Vieraslista. Aloita listasi lähiperheestä. Työskentele puussa ”ulospäin” ja nimeä jokaisesta haarasta vähintään yksi henkilö yhdyshenkilöksi, joka välittää tietoja omille läheisilleen. Varmista, että saat sähköpostiosoitteet ajan ja rahan säästämiseksi sekä auttamaan viime hetken yhteydenotoissa.
Käytä suvun jäseniä. Jos suunnittelet suurta kokousta, lähetä etukäteisviestiä avainhenkilöille, jotta he tietävät suunnittelun olevan käynnissä. Lähetä alustava yhteenveto henkilöille ja pyydä heidän apuaan. Kysy, mikä ajankohta olisi sopivin, minkä tyyppinen tapaamisen pitäisi olla, mikä olisi sopivin tapaamispaikkakunta. Vältä alkuvaiheessa keskustelemista kustannuksista sillä se saattaa laskea kiinnostusta. Tiedota avainhenkilöille suunnittelun edistymisestä.
Perusta komitea. Ellei tapaaminen ole pieni kymmenen serkun kokoontuminen Maija-tädin kotona tai jos itselläsi ei ole kokemusta tapahtumien järjestämisestä, järjestelykomitean perustaminen saattaa olla hyvä idea. Tarvitset tapahtumakoordinaattorin ja useita henkilöitä eri aihealueille kuten: tapahtumapaikan suunnittelijan ja mm. sosiaalisista tapahtumista, viestinnästä sekä budjetista vastaavan. Sen lisäksi, että nämä henkilöt ovat jakamassa valtavaa työtaakkaasi varmistat, että useampi henkilö on sitoutunut aktiiviseen toimintaan ja saa aikaan suurempaa mielenkiintoa tapaamiseen suvun eri haaroissa.
Nimeä päivä. Kutsut eivät ole kutsut, jos kukaan ei tule! Tarkista ihmisten kanssa sopivin mahdollinen päivä tapaamiselle. Pitkät viikonloput ja loma-ajat sopivat parhaiten useimmille. Sukukokoushaarukka kulkee pienistä grillijuhlista suuriin useamman päivän tapahtumiin, joten sinun pitää päättää, millainen se tulee olemaan. Hyvä nyrkkisääntö on se, että mitä kauempaa ihmiset tulevat, sitä pitempään tapahtuman pitäisi kestää. Muista, että valittu päivämäärä ei ehkä sovi kaikille, joten päätä päivä enemmistön mukaan. Voit ilmoittaa päivämäärästä luomalla tapahtuman perhesivustollesi.
Sijainti, sijainti. Valitse paikkakunta, jonne kaikkien on helppoa ja edullista matkustaa. Ota huomioon tapahtumapaikka, tilat, laitteet, majoitus, kuljetus, ruokailu jne.
Laadi budjetti. Budjettisi määrittelee tapahtuman laajuuden. Budjettiin sisältyy ruoka, majoitus, eri toiminnot paikalla, koristelu ja viihde. Pidä kustannukset kurissa, jotta ihmiset eivät jää pois niiden takia. Perheet voivat maksaa oman majoituksensa, tuoda mukanaan ruokaa ja astioita, mutta ellei sinulla ole muita tulolähteitä, voi olla että joudut asettamaan osanottomaksun per perhe, jotta selviät kustannuksista.
Varaa paikka. Kun paikkakunta ja päivämäärä on päätetty, on aika valita tapaamiselle sopiva paikka. ”Paluu kottin” on hyvä veto sukutapaamisille, joten saatat harkita vanhaa kotitilaa tai jotain muuta suvun historiaan liittyvää paikkaa. Tapaamisen suuruudesta riippuen joku suvusta saattaa tarjota omaa kotiaan tapahtumapaikaksi. Suurempia sukukokouksia voidaan pitää puistoissa, hotelleissa, ravintoloissa tai seurojen taloilla. Jos suunnittelet useamman päivän pituista tapaamista, voisi hyvä paikka olla esim. joku lomakylä, jolloin ihmiset voisivat yhdistää sukukokouksen ja perheloman.
Kuka olet? Ei ole ollenkaan epätavallista, että sukukokouksen osallistujat tapaavat toisensa ensimmäistä kertaa. Isoissa sukukokouksissa nimilaput ovat tärkeät. Ne auttavat ihmisiä rentoutumaan, kun heidän ei tarvitse pelätä, etteivät tunnista jotain henkilöä tai ovat unohtaneet jonkun nimen. Harkitse lapsuusajan kuvan liittämistä nimilappuihin, patronyymin käyttöä ja lapun värin käyttöä osoittamaan sitä, mistä sukuhaarasta on kysymys.
Esittele sukupuu. Kaikki tykkäävät sukupuusta etenkin sukukokouksessa! Harkitse suurta seinälle laitettavaa sukupuuta kuvien kanssa. Onpa sukupuusi yksinkertainen kaavio tai hieno, kuvilla, symboleilla varustettu värikäs ja taiteellinen taulu, tulee sukusi rakastamaan sitä. Sukukokous on myös sopiva tilaisuus ratkoa valokuviin, dokumentteihin ja muuhun materiaaliin liittyviä mysteereitä, jotka vielä ovat avoinna. Pyydä sukulaisia tuomaan mukanaan mysteerikuvia ja pyydä muita osallistujia katsomaan niitä, josko he pystyisivät tunnistamaan kuvan henkilöitä. Tässä on myös joillekin mahdollisuus loistaa, jos he pystyvät tunnistamaan henkilöitä, paikkoja ja tapahtumia kuvien oton aikana.
Nimeä historioitsija. Tietojen tallentamiseksi suvun jäsenille (nykyisille ja tuleville polville) nimeä joku suvun historioitsijaksi, jonka tehtävänä sukukokouksessa on valokuvata ja nauhoittaa tapahtumia, reaktioita ja tarinoita. Nämä tuotokset voidaan sitten jakaa suvun kesken.
Oletko sinä ollut järjestämässä sukukokousta? Mikä toimi parhaiten teillä?
