MyHeritage sukututkimus: Kuinka varmistat, että tekemäsi tutkimus elää sinua pidempään.

Sukututkijana panostat lukemattomia tunteja aikaa ja työtä sukusi historian dokumentointiin ja tallentamiseen varmistaen, että tekemäsi MyHeritage sukututkimus eli esivanhempiesi tarinat jäävät elämään. Mutta mitä tapahtuu, kun oma aikasi koittaa? Miten voit olla varma siitä, että kaikki ne tiedot, joiden keräämiseksi olet tehnyt niin kovasti työtä, siirtyvät seuraavalle sukupolvelle, kun sinä olet jo poissa?

Tämä on tärkeä kysymys, josta ei usein puhuta. Kukaan ei halua ajatella omaa kuolemaansa. Mutta aivan kuten muillakin elämänalueilla, joilla suunnittelemme tulevaisuutta ilman meitä – laadimme testamentin, ostamme henkivakuutuksen, nimitämme lapselle kummin – meidän on ajateltava asiaa, jos haluamme, että tekemämme sukututkimus palvelee lopullista tarkoitustaan.

Järjestimme hiljattain Facebook Live -session Thomas Macenteen kanssa juuri tästä aiheesta. Thomas on sukututkimusteknologian asiantuntija ja yksi säännöllisesti vierailevista luennoitsijoistamme. Voit katsoa koko videon täältä, mutta tässä artikkelissa halusimme tehdä yhteenvedon Thomasin huomioista ja hänen lähetyksessä antamistaan erinomaisista vinkeistä ja neuvoista.

Tarvitset suunnitelman

Thomas aloitti istuntonsa huomauttamalla, että meillä on vain vähän vaikutusvaltaa siihen, mitä fyysiselle ja digitaaliselle omaisuudellemme tapahtuu kuolemamme jälkeen. Parasta, mitä voimme, on tehdä toiveemme selviksi niille ihmisille, jotka todennäköisesti hoitavat asioita jälkeemme.

Meidän on myös oltava varmoja siitä, että tietojen säilyttämiseen käyttämämme tekniikka kestää aikaa. Jokaisella tekniikalla on vahvuuksia ja heikkouksia. Valokuvat ja paperiasiakirjat voivat vahingoittua tai haalistua, digitaalisten tiedostojen tallentamiseen käyttämämme muistilaitteet voivat vanhentua, ja tiedostot voidaan helposti poistaa vahingossa. Seuraavassa kerromme yksityiskohtaisesti, miten voit antaa asiakirjoillesi ja tiedostoillesi parhaat mahdollisuudet säilymiseen.

Luettelon luominen

Jos haluat säilyttää sukututkimuksesi, sinun on ensin tiedettävä tarkalleen, mitä sinulla on. Seuraajasi eivät voi säilyttää kohteita, joista he eivät tiedä tai joita he eivät löydä!

Tee inventaario kaikesta keräämästäsi aineistosta, sekä fyysisestä että digitaalisesta, ja säilytä luetteloa jossakin helposti saatavilla olevassa paikassa. Varmista, että henkilö, jonka toivot käsittelevän niitä, tietää luettelosta ja siitä, miten se on saatavilla. Muista lisäksi päivittää luetteloa aika ajoin, jotta siihen voidaan lisätä uutta materiaalia.

Fyysisten asioiden säilyttäminen

Fyysisiä sukututkimukseen liittyviä asioita voivat olla mm:

• Valokuvat, albumit, kirjeet
• Kansiot, joissa on painettuja tai käsin kirjoitettuja tietoja.
• Diat, negatiivit, nauhat, CD-levyt, levykkeet.
• Digitaalisten tiedostojen tallennuslaitteet, kuten muistitikut tai ulkoiset kiintolevyt.

On aina hyvä idea pitää nämä tavarat hyvin merkittyinä ja järjestyksessä, mutta se on erityisen tärkeää tulevaisuuden kannalta, sillä se, joka käy läpi näitä tavaroita kuolemasi jälkeen, ei välttämättä ole sukututkija eikä ymmärrä niiden merkitystä.

Lue täältä 5 vinkkiä vanhojen dokumenttien säilyttämiseen

Esineiden lahjoittaminen yhdistyksille, kirjastoille ja arkistoille.

Jos sinulla on historiallisesti arvokkaita esineitä, voit halutessasi lahjoittaa niitä historialliselle yhdistykselle, paikalliselle kirjastolle, arkistolle tai museolle, kun et enää tarvitse niitä. Saattaa tuntua yksinkertaiselta vain testamentata nämä esineet järjestölle, mutta Thomas huomauttaa, että arkistojen tai järjestöjen voi olla monimutkaista ottaa lahjoituksia vastaan. Jos haluat olla varma, että lahjoituksesi otetaan vastaan, hyväksytään, arkistoidaan ja säilytetään asianmukaisesti, suosittelee Thomas seuraavia toimenpiteitä:

• Ota yhteyttä organisaatioon, mieluiten puhelimitse, ja kysy heidän lahjoituskäytännöistään.
• Kerro perheenjäsenillesi lahjoitussuunnitelmistasi.
• Liitä mukaan rahalahjoitus mahdollisten käsittelykulujen kattamiseksi. Lahjoituksen vastaanottaminen ei ole pelkkää laatikon lisäämistä hyllylle – esineet on luetteloitava, digitoitava, arkistoitava ja varastoitava organisaation käytäntöjen mukaisesti, ja se maksaa. Karkea arvio käsittelykustannuksista on 50 € hyllymetriä kohden. Toinen vaihtoehto on myydä osa esineistä, jotta rahaa saadaan kokoelman muun osan säilyttämiseen.

Thomas kehottaa ennen kaikkea harkitsemaan tavaroiden lahjoittamista nyt henkilön ollessa vielä elossa. Hän sanoo, että se on paras tapa varmistaa, että esineitä käytetään halutulla tavalla ja että ne saavat ammattimaisen käsittelyn. Kirjastoilla, arkistoilla ja museoilla on yleensä optimaaliset resurssit, tilat, välineet ja olosuhteet historiallisten esineiden ja asiakirjojen säilyttämiseen.

Kyllä, sinulla saattaa olla joitakin historiallisia valokuvia ja asiakirjoja, jotka ovat sinulle korvaamattomia, mutta onko sinun todella tarpeen säilyttää alkuperäiset? Jos teet korkearesoluutioisen skannauksen ja siitä ammattimaisen tulostuksen, voit silti nauttia samasta kuvasta – puhumattakaan kaikista digitoinnin eduista, joita tarkastelemme jäljempänä. Samalla varmistat, että alkuperäinen on turvallisesti säilytetty.

Digitaalisten aineistojen säilyttäminen

Digitaalisia materiaaleja voivat olla mm:

• Online-sukupuut ja -profiilit
• GEDCOMit eli sukututkimustietokantatiedostot
• skannatut valokuvat ja asiakirjat
• Digitaaliset kirjat, aikakauslehdet ja oppaat
• Digitaaliset kirjoitukset, mukaan lukien kirjoittamasi artikkelit, tiedostot tai blogikirjoitukset.
• Sähköpostiviestit muille tutkijoille ja muilta tutkijoilta
• Sosiaalisen median viestit

Thomas suosittelee varmuuskopioimaan kaiken digitaalisen aineiston kahteen paikkaan: pilvipalveluun (eli internetiin) ja ulkoiselle kiintolevylle. Pilvitallennusta varten Thomas suosittelee käyttämään turvallista, hyvämaineista tallennuspalvelua, kuten Dropboxia. Ulkoisen kiintolevyn osalta hän suosittelee kiintolevyn sijaan kiinteän aseman käyttöä, sillä niissä ei ole liikkuvia osia ja ne kestävät siitä syystä paremmin.

Jos digitaalinen aineisto on jo verkossa, kuten verkossa oleva sukupuusi tai sosiaalisen median viestit, on silti hyvä varmuuskopioida ne varmuuden vuoksi erilliseen paikkaan.

Luo luettelo kirjautumistunnusten kanssa kaikista verkkosivustoista, jotka sisältävät aineistojasi ja säilytä tätä luetteloa turvallisessa paikassa. Voit tulostaa luettelon ja säilyttää sitä jäämistön suunnittelupapereiden kanssa, tai voit säilyttää sitä verkossa salasanalla suojattuna (kunhan varmistat, että salasana on sillä henkilöllä, joka hoitaa asioitasi). Jos jollakin tililläsi on 2-vaiheinen tunnistautuminen, ota selvää kuinka asioitasi hoitavalla henkilöllä on mahdollisuus päästä tilillesi ellei hän pääse käsiksi matkapuhelimeesi. Jotkin palvelut tarjoavat kertakäyttökoodeja, jotka voit kirjoittaa ylös ja säilyttää päätiedostossasi kirjautumistietojen kanssa.

Digitaalinen perintöoikeus

Joillakin verkkosivustoilla on ominaisuus, jonka avulla perheenjäsenet voivat ottaa tilin omistajuuden haltuunsa, kun tilin omistaja on kuollut. Tarkista digitaalista sukututkimusaineistoasi tallentavien verkkosivustojen, myös sosiaalisen median alustojen, käytännöt ja miten se voidaan järjestää. Vaikka sinulla ei olisikaan paljon arvokasta aineistoa näillä verkkosivustoilla, seuraajasi voi ainakin halutessaan poistaa tilisi käytöstä tai poistaa sen kokonaan.

MyHeritagessa ensimmäisen asteen perheenjäsenten  on mahdollista  ottaa kuolleen henkilön tili omistukseensa. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja.

Digitaalisten varmuuskopioiden pitäminen ajan tasalla

Historiallisten asiakirjojen ja valokuvien digitoinnilla on monia etuja. Digitointi tekee niiden säilyttämisestä ja jakamisesta paljon helpompaa, ja voit jopa käyttää digitaaliteknologiaa valokuvien ja asiakirjojen laadun parantamiseen – esimerkiksi MyHeritagen Photo Enhancer -ominaisuuden avulla.

Digitalisoinnin suurimmat haitat ovat tiedostojen katoaminen tai tuhoutuminen ja nykyisen tekniikan nopea vanheneminen. Jos tallennat yhä valokuvia ja tiedostoja levykkeille tai jopa CD-levyille, nyt on aika siirtyä nykyaikaisempaan teknologiaan, kuten pilvipalveluun tai ulkoisiin kiintolevyihin. Tällä hetkellä on saatavana levykkeiden lukijoita, jotka ovat liitettävissä tietokoneeseen ja joita voi käyttää tiedostojen siirtämiseen. Mutta voi olla, että näitä laitteita ei ehkä ole saatavilla muutaman vuoden kuluttua. Thomas uskoo, että pilvitallennus on todennäköisesti pitkäikäisin nykyisistä tietojen tallennustekniikoista – mutta eihän sitä koskaan tiedä. Pidä silmällä datan tallennustrendejä ja varmista, että tiedostosi ovat käytettävissä mahdollisimman pitkään.

MyHeritage sukututkimus elää myös jälkeesi

MyHeritagen käyttäminen voi auttaa monin tavoin varmistamaan, että tekemäsi sukututkimus jää elämään.

MyHeritagessa olevan perhesivustosi avulla voit verkossa tallentaa ja järjestää tietoja ja digitaalisia aineistoja, kuten asiakirjoja ja valokuvia. Voit myös kutsua perheenjäseniä katsomaan ja muokkaamaan sivustoasi. Voit jopa nimittää perheenjäseniä sivuston hallinnoijiksi, jolloin he voivat muun muassa muuttaa sivuston asetuksia, hyväksyä tai hylätä löytöjä ja osumia, ladata GEDCOM-tiedoston puustasi ja poistaa puusi. Jos annat perheenjäsenille pääsyn puuhusi nyt, varmistat, että he voivat hyötyä sen tiedoista myös silloin, kun et ole enää paikalla. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja siitä, miten sivuston jäsenistä voi tehdä sivuston verkkovastaavia.

Kuten edellä mainittiin, MyHeritage voi myös siirtää tilin omistusoikeuden kuolleen sivuston omistajan ensimmäisen asteen perheenjäsenelle.

Käy näitä keskusteluja nyt

Ei ole hauskaa miettiä, mitä tapahtuu kuolemasi jälkeen, ja vielä vähemmän hauskaa on keskustella tästä mahdollisuudesta läheisten kanssa… mutta kaikki valmistautuminen on turhaa, jos perheenjäsenet, joiden varaan tekemäsi MyHeritage sukututkimus jää, eivät tiedä, mitä tehdä! Puhu heille nyt suunnitelmistasi ja toiveistasi.

Näiden keskustelujen käyminen ja valmistelujen tekeminen ei ehkä ole helppoa, mutta se on paras tapa varmistaa, että kaikki se työ, jonka olet tehnyt sukuhistoriasi säilyttämiseksi, ei mene hukkaan. Jos kaikki menee hyvin, jälkeläisesi saavat nauttia työsi hedelmistä ja arvostavat syvästi kaikkea sitä, mitä teet nyt siirtäessäsi esivanhempiesi perintöä tuleville sukupolville.